Microsoft OneDrive: Fitur baru memungkinkan pengguna bisnis untuk tetap mengetahui status berbagi dan sinkronisasi

Layanan hosting / sinkronisasi file berbasis cloud Microsoft menambahkan opsi baru untuk mengelola konten yang penting bagi Anda.

Saat seseorang berbagi file dengan Anda melalui OneDrive, mereka mungkin mengirimi Anda link atau hanya meletakkannya di folder yang aksesnya Anda miliki. Kembali dan menemukan file yang Anda butuhkan ketika Anda tidak bisa memilih di mana akan menaruhnya bisa memakan waktu terlalu lama. Sekarang OneDrive komersial mendapatkan versi fitur ‘Tambahkan ke OneDrive saya’ yang telah ada di OneDrive konsumen untuk sementara waktu – dan penyempurnaan fitur tersebut akan muncul di layanan konsumen juga.

“Idenya adalah kami harus mempermudah Anda untuk mengelola semua hal yang Anda pedulikan, bahkan jika itu bukan barang yang Anda taruh di suatu tempat atau yang Anda buat. ‘Tambahkan ke OneDrive’ pada dasarnya adalah jawaban atas pertanyaan tersebut tentang bagaimana cara mengatur semua hal yang saya lihat dibagikan dengan saya, “Jason Moore, manajer grup mitra untuk OneDrive, mengatakan kepada TechRepublic.

LIHAT: Microsoft Teams: Panduan cara kerja (Unduhan TechRepublic)

“Kami telah mengalaminya selama beberapa tahun pada konsumen OneDrive. Kami dapat belajar banyak dari itu, dan beberapa perbaikan tersembunyi yang telah kami buat dengan hadirnya iklan ini akan kembali versi konsumen lebih baik dan lebih dapat diandalkan lebih cepat, dan seterusnya. Baik Anda pengguna konsumen, apakah Anda pengguna komersial, apakah Anda pengguna pendidikan – Anda harus mampu mengatur dunia konten yang datang pada Anda sama seperti Anda dapat mengatur [own] kandungan. Dan ini adalah Microsoft 365, jadi ini menghormati keamanan, tata kelola, dan kepatuhan terbaik di kelasnya – semua itu menyertainya, tanpa perlu membuat pengguna stres. “

Bagikan dan tambahkan

Opsi baru akan tersedia di OneDrive dan di SharePoint Online. Di situs web OneDrive, saat Anda memilih folder yang telah dibagikan dengan Anda di bawah Dibagikan dengan saya (atau di salah satu pustaka bersama dari SharePoint yang muncul di sini), tombol ‘Tambahkan pintasan ke file saya’ akan muncul di toolbar.

Opsi baru Tambahkan ke OneDrive muncul untuk folder yang telah dibagikan dengan Anda.

“data-credit =” Gambar: Microsoft “rel =” noopener noreferrer nofollow “>add-to-onedrive-option-tr.jpg

Opsi baru Tambahkan ke OneDrive muncul untuk folder yang telah dibagikan dengan Anda.

Gambar: Microsoft

Itu menempatkan folder ke tingkat teratas OneDrive Anda, yang berarti Anda bisa mengaksesnya melalui File Sesuai Permintaan di Windows atau Mac (dan menyinkronkan file secara offline jika Anda memilihnya). Ini mendapat ikon berbeda untuk membuatnya jelas itu folder bersama; jika folder bersama memiliki nama yang sama dengan folder Anda sendiri, itu akan menyertakan nama orang yang membagikannya, sehingga Anda dapat mengetahui yang mana. (Keduanya adalah fitur yang kami harap dapat diterima oleh konsumen di OneDrive, karena keduanya menghilangkan banyak potensi kebingungan.)

Di masa mendatang, Anda mungkin dapat memilih di mana folder bersama hierarki folder Anda muncul, Gaia Carini, manajer program utama untuk tim OneDrive Sync, memberi tahu kami. “Itu adalah sesuatu yang kami pertimbangkan untuk versi fitur yang akan datang.”

Jika Anda menambahkan folder bersama yang memiliki nama yang sama dengan folder yang Anda buat, ini menunjukkan siapa yang memiliki folder tersebut.

“data-credit =” Gambar: Microsoft “rel =” noopener noreferrer nofollow “>onedrive-shared-folder-naming-tr.jpg

Jika Anda menambahkan folder bersama yang memiliki nama yang sama dengan folder yang Anda buat, ini menunjukkan siapa yang memiliki folder tersebut.

Gambar: Microsoft

Lebih banyak kecanggihan dengan file dan folder adalah bagian penting dari penanganan peningkatan penggunaan penyimpanan cloud dan menghindari konsekuensi yang tidak diinginkan dari berbagi konten, saran Moore.

“Saat orang memindahkan konten dan koleksinya ke cloud, kami memasuki dunia di mana bukan hanya ‘inilah konten saya yang dibagikan’. Sebelumnya kami memiliki file yang dibagikan dengan semuanya, dan sebelumnya kami memiliki hard disk sehingga kami dapat cabut, dan sebelumnya bahwa kami memindahkan disket antar perangkat. Saya pikir kita sekarang memasuki tempat di mana orang memiliki begitu banyak konten sehingga kita harus jauh lebih sensitif dan bijaksana tentang tantangan ini, tentang hierarki dan kedalaman serta potensi kelebihan muatan. Kita semua mengambil lebih banyak foto dan lebih banyak video, membuat lebih banyak file dan lebih banyak konten dibuat secara otomatis. Bagaimana saya menerapkan lebih banyak pengaturan tentang itu hanya untuk menghadapi fakta bahwa ada begitu banyak hal? “

LIHAT: Cara berbagi file menggunakan Microsoft OneDrive (TechRepublic)

Sudah ada kontrol. Admin bisa mencegah pengguna berbagi file dari OneDrive mereka; jika itu terjadi pada seseorang yang telah membagikan folder yang telah Anda tambahkan ke OneDrive, folder tersebut tidak akan hilang, tetapi saat Anda mencoba membukanya, Anda akan melihat pemberitahuan bahwa Anda tidak lagi memiliki akses. Jika orang yang berbagi dengan Anda keluar dari organisasi, Anda akan diminta untuk menghapus pintasan. Dalam jangka panjang, OneDrive mungkin mendapatkan opsi ‘transfer kepemilikan’ yang mencakup ini, tapi itu belum ada di peta jalan.

‘Tambahkan ke OneDrive’ mulai diluncurkan ke produksi pada Agustus 2020, tetapi seperti biasa, perlu beberapa waktu untuk menjangkau semua penyewa.

Microsoft juga membersihkan beberapa keanehan tentang berbagi file; pustaka bersama yang mengharuskan Anda menambahkan metadata ke file untuk alasan kepatuhan sebelumnya telah disinkronkan sebagai baca-saja. Sekarang Anda akan dapat mengedit file di perpustakaan tersebut pada perangkat yang Anda sinkronkan.

Saat Anda memindahkan file bersama dari satu pustaka bersama ke yang lain, orang-orang yang telah Anda bagikan saat ini tidak memiliki akses ke file tersebut setelah pindah. Anda akan segera dapat memilih untuk tetap berbagi file meskipun Anda memindahkannya; yang akan mengirimkan pemberitahuan dengan tautan ke lokasi baru kepada siapa pun yang telah memiliki akses. Namun, itu hanya berfungsi saat Anda menggunakan tombol ‘Pindahkan ke’ di antarmuka web OneDrive; menyeret file ke folder OneDrive lain di dalam File Explorer di Windows atau Finder di macOS akan tetap memutus tautan.

Berbagi tautan lebih mudah

Teams mengintegrasikan OneDrive dengan sangat rapi – itulah yang Anda lihat di tab file. Jika Anda ingin mengirimi seseorang tautan ke file yang bisa Anda lihat di Teams, Anda tidak perlu mengundang mereka ke dalam tim yang sama; Anda sekarang dapat berbagi file sebagai tautan dan memilih apakah dapat diakses oleh semua orang, hanya orang-orang dalam organisasi Anda, orang-orang dengan akses yang ada, atau orang-orang tertentu – termasuk mereka yang berada dalam obrolan pribadi atau grup, bahkan jika mereka ditambahkan setelah file telah dibagikan dengan peserta obrolan.

Dan jika Anda berada di situs perusahaan OneDrive, atau bekerja dengan file OneDrive di aplikasi browser seperti Word di web, dan Anda tidak ingin mengklik tombol Bagikan hanya untuk mengklik tombol Salin Tautan untuk mendapatkan URL yang dapat Anda kirimkan kepada orang lain di organisasi Anda, Anda akan segera dapat menyalin URL dari bilah alamat browser. Jika folder tempat file berada memiliki batasan akses, pembatasan tersebut akan diterapkan ke URL dan admin dapat menonaktifkannya untuk folder yang kemungkinan berisi file sensitif.

Terkadang, berbagi terlalu mudah, jadi ada lebih banyak kontrol yang datang bagi admin untuk mengelola berbagi eksternal; mereka akan dapat membatasi berbagi eksternal untuk pengguna dalam grup keamanan tertentu dan mengatur tanggal kedaluwarsa default untuk item OneDrive yang dibagikan secara eksternal (default yang disarankan adalah 60 hari). Admin sekarang juga bisa menggunakan perintah Set-SPOSite PowerShell untuk mengganti kebijakan kedaluwarsa tautan untuk OneDrive pengguna individu.

Pelacakan admin yang lebih baik

Komersial OneDrive saat ini memiliki portal adminnya sendiri di admin.onedrive.com, yang terbuka di tab browser terpisah dari portal admin SharePoint Online. Akhir tahun ini, semua alat admin OneDrive akan dipindahkan ke pusat admin SharePoint utama sehingga Anda bisa melihat semuanya di tempat yang sama dan mendapatkan pelaporan yang lebih baik.

Sudah ada laporan tingkat organisasi yang dapat digunakan admin untuk melacak berbagi internal dan eksternal. “Pelaporan menjadi penting, karena analisis akan mengarahkan langkah berikutnya tentang ‘bagaimana saya melakukan analisis bisnis tentang bagaimana kami menggunakan layanan ini untuk mendapatkan laba atas investasi yang maksimal bagi organisasi kami, dan untuk memastikan bahwa kami melakukan hal-hal yang benar, bahwa kami patuh dan kami tidak memiliki eksfiltrasi data apa pun dan seterusnya ‘, “kata Moore.

Maket yang menggambarkan apa yang akan ditampilkan dasbor kesehatan sinkronisasi OneDrive kepada admin.

“data-credit =” Gambar: MIcrosoft “rel =” noopener noreferrer nofollow “>onedrive-sync-health-dashboard-tr.jpg

Maket yang menggambarkan apa yang akan ditampilkan dasbor kesehatan sinkronisasi OneDrive kepada admin.

Gambar: MIcrosoft

Dasbor kesehatan sinkronisasi OneDrive baru yang hadir akhir tahun ini akan memberi admin lebih banyak informasi tentang seberapa baik OneDrive bekerja untuk pengguna.

Detail tersebut muncul di ringkasan eksekutif yang dapat diklik oleh admin untuk mengetahui detail selengkapnya, hingga pesan kesalahan aktual yang akan dilihat pengguna, dalam bahasa yang digunakan di perangkat mereka. “Jika ini adalah perusahaan multinasional yang memiliki karyawan di seluruh dunia, kami ingin memastikan admin mengetahui apa yang akan dilihat pengguna serta kesalahan sebenarnya sehingga mereka dapat membantu pengguna dengan sebaik-baiknya,” jelas Carini.

“Sasaran dari laporan admin sinkronisasi benar-benar untuk memudahkan admin, dari bisnis kecil hingga organisasi besar, untuk mendapatkan wawasan tentang status, penerapan klien sinkronisasi mereka dan khususnya fitur pemindahan folder yang dikenal, yang secara otomatis menyinkronkan Anda dokumen desktop dan folder gambar, dan kemudian juga membantu mereka menurunkan kesalahan sinkronisasi, “kata Carini kepada TechRepublic. Ini menunjukkan apa yang admin telah beri tahu kepada tim OneDrive yang ingin mereka lihat: berapa banyak perangkat yang memiliki kesalahan sinkronisasi, Folder yang Dikenal mana yang diikutsertakan ke dalam sinkronisasi OneDrive, dan terakhir kali perangkat sepenuhnya disinkronkan.

Lihat juga

Source link

%d bloggers like this: